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[工作杂谈] 潞安无纸化办公 | 叫做“无中生有”的魔术

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发表于 2018-9-28 22:17 | 显示全部楼层 |阅读模式

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在工作中我们总会遇到很多的情况,然而却总是一笑而过,或者扭头便忘掉。细心的人却能从中发现我们工作中需要改进的不足之处,并提出改进的希望。小编收到的投稿是一位细心的作者对无纸化办公的热心吐槽,作者站在一个普通工作人员的角度上,对无纸化变成“多纸化”表示了严重关切。在这里,小编要说这位作者的吐槽表现其实也是一种对工作负责的态度,发现问题,并深入的去思考问题。值得鼓励,望再接再励。


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无纸化办公 | "再来一包纸"


工作中遇到两件小事,无关大局,但是不吐槽一下总觉得会憋出内伤来,所以说出来希望大家开心一下。


1、中秋前几天,领导交代需要下一个便函,我年轻识浅,也没见过什么世面,就用U盘带了一个电子版去找办公室,以为很简单的把电子版一交,排个版式,盖个电子章,然后在办公系统里一发就OK。结果却总是那么出人意料,办公室的领导很热情的告诉我要先打一份纸质版,再填一份发文卡、一份签发卡,然后问我要印多少份文件,如果每个单位都发的话需要30份,如果只是会议宣读的话最少需要3份,其中2份要存档。


2、还是中秋前几天,集团要求上交汇报材料,要求电子版1份、纸质版盖公章2份,我先发了电子版,然后打印纸质版2份,找办公室盖了公章,要了公车送到集团去。事情说完,接下来进入吐槽时间,作为一个有条理的人,我准备分三个部分去吐槽:


一、无纸化办公在潞安喊了有10年的时间了吧?好像除了在交流的时候从之前的只有电话变成现在的电话+QQ+微信+邮件等以外,没有什么别的变化,算一算抗战也只用了8年啊,就算这项工作再怎么复杂,也不至于10年都无法解决吧?



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二、据我所了解的无纸化办公,似乎是这样子的:我们有一个叫做OA的文件处理系统,各单位向集团递交请示什么的需要经过办公系统上传,然后集团的下发文件等需要通过办公系统下载,除此之外别无它用。并且,这套系统似乎还需要专门培训、固定终端、专人操作,没有交流功能、不能随时接收。我从未见过如此功能单一、使用繁琐、覆盖面窄的软件,并且也无法理解这套系统的开发动机,是为了制造障碍还是报复社会?我想开发者和潞安一定有深仇大恨,毕竟哪怕建一个500人QQ交流群也比这个要方便很多很多啊!



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三、很多看起来遵规范、有规则、守规矩的东西,实际上充满了矛盾,就像我经历的上面两件事,办公室要纸质存档是为了保证有领导签字、核稿签字和经办人签字,集团要纸质版是为了保证汇报材料为上报单位认可而非个人行为。这样的理由听起来都很有道理,让人无法反驳,但我又不得不思考,既然我们做了一套办公系统,为什么不把这些东西全部考虑进去做得完善一些?我们用10年时间在一个并不麻烦的事情上解决了有没有的问题,然后不知道还需要多久才能解决好不好的问题,对此,我只能赞叹我们的好耐性。个人意见,科技的进步是为了更加方便我们的工作和生活,在已经具备网络4G、裸眼3D、视频交流、即时传输等互联网办公所有基础条件的现在,我们还在抱着一套早已过时的东西,就像是留着一条满清的猪尾巴辫子一样,显得不合时宜。所以,我建议我们的“互联网+”请先从最基本的+起,不然做再多的app也只是在给脸上抹粉罢了,看着光鲜其实也只是金玉其外。而现在,我只想跟我的领导说一句“领导,再来一包纸”!

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今天是 | 问事| 话题|
云微网络
匿名  发表于 2018-9-29 09:24
你说的对极了!此外,集团的无纸化办公还有两种模式。一是单位领导从来不看那个所谓的OA,文件接收员收到文件要打印出来呈到领导面前,再附带一张经办卡,领导在上面作批示,然后再由接收员送到经办部门。这样,领导既保留了签(权)字(力)的感觉,还有各种摆谱的机会。二是下发文件的中间各种签字环节,你要不提醒他,他一般不主动去看,或者看了也装没看到,这样一般不找关系不打招呼的话,从文件起草传上OA到最后盖章下发,没个十天八天下不来!以快速高效为目的的OA 系统反远比不上原来跑腿办理文件的效率!总之一句话,这个OA的出台,严重威胁到领导的存在感,不见面就给你办事?荒唐,实在可恶!
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匿名  发表于 2018-9-29 09:03
总结一下:1、向下发文仍旧需要发文卡等环节,不能通过OA网上办理。2、无法通过OA向上提交材料。
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匿名  发表于 2018-9-29 10:45
游客 202.99.202.x 发表于 2018-9-29 09:24
你说的对极了!此外,集团的无纸化办公还有两种模式。一是单位领导从来不看那个所谓的OA,文件接收员收到文 ...

这就是领导的问题了,
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匿名  发表于 2018-9-29 11:02
游客 202.99.202.x 发表于 2018-9-29 09:24
你说的对极了!此外,集团的无纸化办公还有两种模式。一是单位领导从来不看那个所谓的OA,文件接收员收到文 ...

集团层面的领导们都在使用OA,不知道你所谓的领导从来不看OA的领导是什么情面的,是不是应该检讨一下自己的官僚主义行为了。
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匿名  发表于 2018-9-29 11:25
抗战已经从八年变为十四年
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发表于 2018-9-29 18:27 | 显示全部楼层
您好,针对您提出的问题,
1.现在集团使用的办公自动化系统包括有公文管理、决议督办管理、个人事务办理、公务用车审批等功能,还有根据各业务处室提出需求而专门定制的功能,例如集团请假公示、招投标公示、战略绩效管理、政策导读、十三五规划等。但是这些功能都是可以进行权限控制的,有的是发给全部人员的,有的是特定单位的。
2.每一个新系统上线都有培训的,我们在2012年、2013年、2018年都举办过培训,主要是针对各单位办公人员、持章人员、管理员等进行培训,另外在日常维护中我们技术人员针对各单位更换后的文书及相关人员通过电话、微信、QQ等各种方式进行过一一指导和培训。因为是办公系统,每个用户均为实名制,对流经的文件要负责任。若是简单使用QQ交流传递文件的话,谁能对文件的真实性和完整性进行监督?
我们的系统架构是基于B/S架构,是不需要固定终端的,只要电脑可以访问潞安集团局域网,就可以连接OA系统,只是因为办公系统不允许在公网流转,因此需要在本地电脑进行一下本地hosts配置。我们针对不能直接接入局域网的单位提供有VPN通道的。
3.针对提到的规范问题,我们的文件在流转的时候,在每一个审批环节都可以将意见填入表单的,领导签发意见、核稿意见、部门办理意见、传阅意见、办公室意见等均可以保留在审批表单中,流程结束归档后还会自动生成PDF文件,若需要纸质存档直接打印即可;若是电子归档,直接导入即可。
同样,集团下发给各单位的所有文件,各单位均可以在手文卡片上看到集团领导的批示和意见。同时收到的正文是被加密保护的,若是修改,则会提示文档已被篡改,无法打印或进行别的操作。
4.为了解决异地办公问题,办公系统有潞信,出差人员可以使用手机进行文件审批和操作(与电脑操作同步),既有PC端也有手机端,即可处理文件也可相互交流,同时还可以发信息给相关人员进行交流或者建立自己的群聊。
5.咱们目前的OA系统是打通了集团到各个单位的矿办,党办。
6.文件的下发是一件很严谨的事情,不可能实现所有人权限一样,均可发文的,这一点和实际行文是一样的(若您是一位办公室文书,您应该能体会)。
希望大家可以多多交流,共同学习,有意见或者建议请直接拨打5959112或者18334561971,欢迎来电探讨。
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匿名  发表于 2018-9-29 21:57
OA系统听说花了好几百万,鸟用没有,反而增加工作负担!
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匿名  发表于 2018-9-29 22:22
开心笑 发表于 2018-9-29 18:27
您好,针对您提出的问题,
1.现在集团使用的办公自动化系统包括有公文管理、决议督办管理、个人事务办理、 ...

    集团层面的东西我作为一个基层员工是没有接触过的,但就我所知的完善的管理系统最少是应该打通各矿(单位)主要部门的,而不是把无纸化仅仅局限于集团层面,毕竟基层对于快捷、方便、无地点限制的网络办公需求更迫切。打个比方,矿上维修管道需要焊接,那么按照规定需要填写动火申请单,然后需要安全、调度等几个部门数位领导签字,这就造成了一个后果,那就是仅仅是签一份简单的许可,就得一个人跑断腿。而这样的工作在矿上每天都有很多,严重影响工作效率的同时还造成了人浮于事的现象,这显然是不可取的。我们的很多政策看起来都是好的,也都在积极的运行,但并不是完善和健康的,作为一个普通员工,我希望我所看到的是更多的利于下,而不是形而上。
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匿名  发表于 2018-9-29 22:29
游客 202.99.202.x 发表于 2018-9-29 09:24
你说的对极了!此外,集团的无纸化办公还有两种模式。一是单位领导从来不看那个所谓的OA,文件接收员收到文 ...

对于这样的说法,我持保留意见,政策有执行不到位的情况,也一定存在不作为这样的事情,但一个能够保持正常运行的企业必定是正能量大于负能量的,我们吐槽是提出问题和改进希望,尽量还是不要恶意的揣测,毕竟我们不是鲁迅,现在也不是民国,还没有到“不惮于用最大的恶意来揣测”的地步。
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